Ведение кадрового делопроизводства требует наличия специальных знаний и опыта. Независимо от того, создана на предприятии кадровая служба, либо документы обрабатываются одним уполномоченным сотрудником, задача руководителя заключается в контроле ведения делопроизводства и проверке правильности заполнения документации. При своевременном выявлении ошибок можно избежать существенных штрафов, которые вправе выписать ГИТ и другие надзорные органы.
Наиболее эффективный способ контроля и приведения кадрового делопроизводства в соответствие с актуальными требованиями законодательства – проведение аудита. Данная процедура подразумевает проверку всего массива кадровой документации и дальнейшее устранение выявленных нарушений. Существует несколько видов аудита и вариантов его выполнения.
Аудит кадрового делопроизводства: актуальность процедуры
Плановые и внеочередные проверки ГИТ проходят на всех предприятиях. Кроме данной инспекции документацию проверяют налоговые органы, Роспотребнадзор и другие контролирующие инстанции. Чаще всего проверяющих интересуют приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки (особенно в свете внедрения электронных ТК), трудовые договоры и документация по охране труда. Выписать штраф юридическому лицу, ИП, должностным лицам могут при выявлении одной единственной ошибки. В соответствии со ст. 5.27 КоАП, максимальная сумма штрафа за первичное нарушение в сфере трудового права составляет 20 тыс. руб. для должностных лиц, 10 тыс. руб. – для ИП и 100 тыс.- для юридических лиц. При повторном аналогичном нарушении размер штрафа увеличивается, также предусмотрена дисквалификация должностных лиц и лишение их права занимать определенные должности.
С учетом вышеизложенного, единственным действенным механизмом, направленным на недопущение ошибок в документации, является регулярное выполнение аудита кадрового делопроизводства.
Кроме того, несмотря на то, что прямого законодательно закрепленного требования о проведении аудита кадровой документации нет, в п.1. ст.19 ФЗ №402 от 06.12.2011 г. «О бухучете» все же говорится об обязанности юр. лиц и ИП осуществлять контроль фактов хоз. деятельности. Также п. 6.4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 предусматривает регулярное проведение мониторинга системы управления документами на предприятии и фиксацию результатов такого мониторинга.
Виды кадрового аудита
Аудит кадрового делопроизводства может быть обязательным, если речь идет о проверке финансовой отчетности в рамках ст. 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008 г. «Об аудиторской деятельности». Такой вид аудита проводится один раз в 1-5 лет, он актуален для предпринимателей, занимающихся международной торговлей ценными бумагами. Во всех остальных случаях аудит является необязательным.
Также аудит разделяется на внешний и внутренний:
- Внешний проводится специалзированными сторонними организациями, такими, как «СтарКонсалтинг». Основанием для него является решение собственников предприятия. В идеале такой аудит должен выполняться хотя бы 1 раз в год, на практике его чаще заказывают в преддверии плановых проверок ГИТ.
- Внутренний аудит проводится силами самой компании. Основанием также выступает решение руководства. Чаще всего такой аудит проводят при кадровых перестановках в отделе кадров или выявленных масштабных нарушениях. В состав аудиторской комиссии включают штатных юристов, кадровиков, бухгалтеров. С учетом влияния человеческого фактора, абсолютно объективную картину в результате внутренней проверки получить очень сложно.
Цели и задачи кадрового аудита
Стратегическая цель проведения кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства на конкретном предприятии. Заказчик аудита в результате получает представление о реальном положении дел на предприятии, компетентности ответственных за ведение кадрового делопроизводства сотрудников, соответствии документации требованиям закона.
Правильно выполненный отчет аудиторов должен содержать не только сведения о выявленных нарушениях, но и рекомендации по их устранению и приведению документации в порядок. Таким образом, аудит позволяет решить целый комплекс дополнительных задач:
- Актуализировать документацию.
- Составить недостающие документы.
- Выявить сотрудников, по чьей вине были допущены ошибки.
- Предотвратить существенные материальные санкции со стороны государственных надзорных органов.
- Обеспечить соблюдение трудовых прав персонала.
- Улучшить имидж компании за счет приведения системы управления персоналом и кадровым делопроизводством в соответствие с действующими стандартами.
Руководство предприятия получает объективную оценку качества управления персоналом и информацию о потенциале компании. Открываются возможности для повышения эффективности работы кадровой службы либо появляется понимание необходимости передачи этих функций на аутсорс.
Основания для проведения аудита кадрового делопроизводства
Существуют определенные ситуации, в которых проведения внешнего аудита кадрового делопроизводства является необходимостью:
- При слиянии, поглощении, разделении компаний. В этом случае аудит проводится по требованию покупателя бизнеса.
- При возникновении проблем в обособленных подразделениях компании.
- При смене руководства компании или руководителя кадровой службы, в особенности – при увольнении управленца.
- При намерении владельцев бизнеса существенно сократить либо увеличить штат.
- При перепрофилировании предприятия.
- В случае существенных изменений в сфере управления персоналом, охраны труда и пр. (например, при замене правил ОТ, присвоении предприятию более высокого класса опасности и пр.).
Преимущества внешнего аудита кадрового делопроизводства и алгоритм работ
Аудиторы из специализированной компании оценивают кадровое администрирование, корректность и полноту составленной документации. В некоторых случаях возможно привлечение специалистов по бухучету и налоговых консультантов (если имеются сведения о рисках некорректного расчета и начисления заработной платы и удержания всех налогов и сборов).
Внешний аудит нацелен на оптимизацию работы кадровой службы и минимизацию документооборота, защиту компании в трудовых спорах и при предъявлении претензий контролирующими инстанциями. Так как внешние аудиторы не имеют личной заинтересованности, результаты их проверки всегда объективны и в ряде случаев позволяют минимизировать затраты на содержание персонала.
Алгоритм проведения внешнего аудита зависит от объема проверяемой информации, обычно он включает следующие этапы:
- Определение перечня документов, подлежащих проверке.
- Оценка наличия и юридическая экспертиза документации (в особенности – трудовых договоров, ПВТР, должностных инструкций, коллективного договора).
- Проверка правильности заполнения заявлений, трудовых книжек, составления приказов, ведения личных карточек и журналов.
- Проверка документации в сфере ОТ.
Особое внимание уделяется:
- Наличию росписи работников на всех документах, с которыми предусмотрено ознакомление под роспись.
- Соблюдению правильности обработки персональных данных.
- Корректности составления графика отпусков и штатного расписания.
- Правильности ведения табеля учета рабочего времени.
- Правильности хранения документации, соблюдению сроков хранения.
- Соблюдению требований по обучению и проверки знаний персонала по ОТ.
Компания «СтарКонсалтинг» оказывает все виды услуг в сфере сопровождения кадрового делопроизводства на предприятиях и его аудита. Специалисты не только проверяют отдельные сферы деятельности, но и предоставляют рекомендации, позволяющие минимизировать юридические, финансовые и репутационные риски предприятий.