Ведение кадрового делопроизводства – ответственная, сложная и многоступенчатая задача. Независимо от формы собственности, организационно-правовой формы и количества сотрудников, все предприятия по закону обязаны вести кадровый учет, оформлять множество документов, подавать отчеты в контролирующие инстанции и быть готовыми к плановым и внеплановым проверкам ГИТ.
Организовать ведение кадрового делопроизводства можно своими силами, создав на предприятии отдел кадров, или выделив отдельного сотрудника, который будет заниматься исключительно этим направлением. В некоторых случаях ведение кадровой документации поручают бухгалтеру или секретарю (если фирма маленькая). Однако все эти варианты требуют, во-первых, существенных материальных затрат, во-вторых, сопряжены с рисками.
Трудовое законодательство часто обновляется, особенно на фоне тотальной цифровизации, реформирования законодательной базы в сфере охраны труда и действия «регуляторной гильотины». Вследствие этого штатным кадровикам приходится непрерывно мониторить нормативно-правовые акты и проходить обучение. Чтобы сократить издержки и защитить предприятие от рисков наложения админ.штрафов, многие предприниматели внедряют кадровый аутсорсинг – передачу непрофильной функции специализированным компаниям, таким как «СтарКонсалтинг». Это эффективный, передовой подход, который давно и успешно используется в западных странах. Кадровый аутсорсинг имеет свои особенности, на которых следует остановиться более подробно.
Юридические основы кадрового аутсорсинга
Ведение кадрового делопроизводства на предприятии осуществляется компанией «СтарКонсалтинг» и другими аутсорсерами в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Нормами Трудового кодекса РФ.
- Законом №167-ФЗ «О пенсионном страховании» от 15.12.2001 года.
- Законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года.
- Законом № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 года.
- Законом № 125-ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 года.
- Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года (данный документ регламентирует порядок работы с документацией в сфере оплаты и контроля труда).
- Нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 по документообороту.
- Инструкцией Минтруда №69 от 10.10.2003 года.
Базовый набор услуг при передаче кадрового делопроизводства на аутсорс
При передаче функции по оформлению всего массива кадровой документации сторонней компании, предприятие избавляется от необходимости содержать собственный отдел кадров либо уполномоченного сотрудника, так как аутсорсер берет на себя решение всех задач. В частности, речь идет о:
- Ведении личных дел сотрудников.
- Составлении всех кадровых приказов.
- Оформлении, расторжении, продлении, изменении трудовых договоров (в том числе срочных, с иностранными гражданами и пр.).
- Ведении трудовых книжек сотрудников (включая электронные).
- Составлении должностных инструкций, ПВТР, штатного расписания.
- Ведении графика отпусков, табеля учета рабочего времени.
- Составлении локальных нормативных актов (положений об оплате труда, о премировании, о защите перс. данных и пр.).
- Оформлении больничных листов и командировок.
- Взаимодействии с ФСС, ИФНС и ПФ, а также с инспекцией ГИТ.
Отдельно стоит выделить аудит кадрового делопроизводства: опытные специалисты при приеме на аутсорс новой компании обязаны оценить состояние дел, кадровой документации, полноту и актуальность предоставляемых в контролирующие инстанции отчетов. При необходимости выполняется полное или частичное восстановление кадрового учета: создаются недостающие документы и актуализируются устаревшие.
Преимущества кадрового аутсорсинга
Ключевые преимущества кадрового аутсорса – сокращение расходов предприятия и повышение прозрачности делопроизводства. Вся документация ведется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и отраслевых нормативных актов, поэтому предприниматель всегда готов и к плановым, и к внеплановым проверкам контролирующих инстанций: никакой дополнительной подготовки, аудита и пр. не потребуется. По запросу проверяющим оперативно предоставляется полный пакет документации.
Что касается стоимости услуг, то по статистике размер абонплаты за кадровое сопровождение не превышает 1/3 – ½ на содержание соответствующего размеру предприятия штата инспекторов по кадрам или совместителей, которым было бы поручено ведение документации. На цену кадрового аутсорсинга влияют характер и сфера деятельности предприятия-заказчика, уровень текучки кадров, количество единиц в штатном расписании: точную стоимость менеджеры компании озвучивают после изучения поставленной задачи.
Обращаясь в «СтарКонсалтинг» как к аутсорсеру, специализирующемуся на ведении кадрового учета и сопровождении предприятий в сфере ОТ, заказчики всегда могут рассчитывать на:
- Ведение делопроизводства по унифицированным, утвержденным нормативно-правовыми актами формам.
- Консультационную поддержку руководства предприятия в процессе проверок ГИТ и других инстанций, при возникновении конфликтных ситуаций с наемными работниками.
- Максимальное сокращение рисков применение мер административного воздействия, в том числе – штрафов – при проверках контролирующих инстанций.
Кадровый аутсорсинг – залог соответствия всего массива документации современным стандартам делопроизводства и безупречной репутации компании на рынке труда.